Communicatie - een praktisch perspectief
Auteurs: ir. P.B. Flier & ir. T. Bohlander
Gepubliceerd in: Handboek Technisch Documenteren, Ten Hagen & Stam, Den Haag, 1997.
Een veldwerker in Afrika probeerde eens met wandgrote dia’s duidelijk te maken dat een bepaald soort vlieg een gevaar voor de gezondheid oplevert. Na de presentatie liepen de mensen opgelucht de tent uit, omdat - zoals iemand duidelijk maakte - ‘we hier alleen maar kleine vliegen hebben.’
Inleiding
Er zijn vele redenen waarom communicatie kan mislukken. De meest voorkomende zijn menselijke factoren; verschillen in perceptie, interesse en status tussen de zender van een boodschap en de ontvanger. Wanneer een boodschap bedoeld is voor een groot aantal mensen, is het onmogelijk om met al deze menselijke factoren rekening te houden. We kunnen echter een heel eind komen als de drie componenten van een boodschap - de informatie, het medium en de codes - zorgvuldig geselecteerd en toegepast worden.
In onze westerse cultuur wordt informatie doorgaans overgebracht door middel van tekst en in het geval van technische informatie, door middel van technische tekeningen. Bij deze standaardmethoden wordt ervan uitgegaan dat de persoon die de informatie voor zich krijgt een opleiding heeft genoten. Daarin is hem geleerd tekst of technische tekeningen te lezen en te begrijpen. Wanneer dit niet zo is, loopt de communicatie vast.
Toch zijn er legio gevallen waarin iemand informatie over wil brengen naar personen met een andere opleiding of achtergrond en de standaard niet effectief is. Denk bijvoorbeeld aan documentatie voor produkten die gelanceerd worden op buitenlandse markten waar mensen niet één van de westerse talen beheersen, zoals ontwikkelingslanden en de voormalige oostbloklanden. Maar ook bij communicatie met lager-opgeleiden en etnische groepen binnen onze eigen multiculturele samenleving is de standaard meestal ontoereikend.
Dit artikel beschrijft een methode voor grafische communicatie die is ontwikkeld en toegepast bij het maken van een produktiehandleiding voor ontwikkelingslanden. Een methode die breder toegepast kan worden, namelijk in al die gevallen waarin de standaard niet vanzelfsprekend effectief is.
Eerst wordt het gebied van de grafische communicatie bekeken vanuit een praktisch perspectief. Binnen dit perspectief wordt een procedure aangereikt die behulpzaam kan zijn bij het maken van effectieve documentatie in het algemeen en van een handleiding in het bijzonder.
Communicatie - een praktisch perspectief
Communicatie kan vele vormen hebben, maar allemaal hebben ze tenminste één ding gemeen: de aanwezigheid van een zender, een boodschap en een ontvanger. Communicatie heeft ook altijd een bepaald doel en de zender draagt informatie over aan de ontvanger om dat doel te bereiken.
Voordat het zover is moet de zender eerst een effectieve boodschap construeren. Dat wil zeggen dat hij op de juiste wijze invulling moet geven aan de drie fundamentele componenten waaruit een boodschap bestaat: de informatie, het medium waarin de informatie wordt verzonden en de codes die binnen het medium gebruikt zijn om de informatie vorm te geven (figuur 1).
Figuur 1: Iedere boodschap bestaat uit informatie, het medium waarin de informatie wordt verzonden en de codes waarmee de informatie is vormgegeven.
Via het medium probeert de zender informatie over te brengen aan de ontvanger. Om dat te kunnen doen moet hij de informatie binnen het medium eerst een vorm geven of coderen. In het medium spraak kan hij hiervoor gebruik maken van geluiden en woorden. Bij een boek kan de zender van vele codes gebruik maken om zijn informatie te coderen: foto’s, tekeningen, tekst, tabellen etc. Het zijn deze codes die de vorm bepalen waarin de ontvanger de informatie waarneemt.
Effectieve communicatie
Gesteld dat de zender de juiste informatie heeft, dan moet hij er via een medium voor zorgen dat deze informatie bij de ontvanger aankomt. Als dat lukt bepalen de codes uiteindelijk of de informatie ook daadwerkelijk begrepen wordt. En dat gebeurt alleen wanneer de ontvanger de gecodeerde informatie kan decoderen en gebruiken. In dit opzicht vormen de codes die de zender gebruikt de sleutel tot de informatie die in de boodschap besloten ligt.
Bij het construeren van een boodschap is het van belang te beseffen dat niet iedere codering zich leent om bepaalde informatie begrijpelijk vorm te geven. Of bepaalde codes geschikt zijn hangt aan de ene kant af van de soort informatie en aan de andere kant van de ontvanger - of liever, van de codes die hij kent.
In onze westerse cultuur is tekst de meest gebruikte grafische codering om informatie over te brengen. In veel gevallen een goede keuze, indien er tenminste gelet wordt op de gebruikte terminologie en schrijfstijl. Wanneer het erom gaat abstracte ideeën op papier over te brengen, lijkt het gebruik van woorden zelfs onontbeerlijk. Maar wat als de ontvanger de gebruikte taal niet kent of als hij niet kan lezen? Dan zal het erg moeilijk worden om abstracte ideeën via een boek over te brengen.
Bij communicatie over concrete zaken worden de mogelijkheden om informatie te coderen groter. Hoe een fiets eruit ziet kan in woorden weergegeven worden, in een (technische) tekening en er kan een foto van worden gemaakt. Als de mogelijkheden groot zijn wil dat niet zeggen dat de keuze voor een bepaalde codering willekeurig is. Integendeel. Juist wanneer informatie concrete en praktische zaken betreft, zoals in een gebruiksaanwijzing vaak het geval is, of bij een bouwplan of een sportinstruktie, is het onnodig ingewikkeld om (veel) tekst te gebruiken. De informatie wordt dan eerst in woorden omgezet waarna de woorden omgezet moeten worden in beelden of praktische handelingen. Indien het concreet en simpel kan verdient dat vanuit het oogpunt van effectieve communicatie altijd de voorkeur.
Een schrijver of ontwerper van documentie heeft over het algemeen wel een beeld van wèlke informatie hij over wil brengen. De vraag is of dit mogelijk is en zo ja, hòe deze informatie aan de ontvangers overgebracht kan worden. Met andere woorden, welke codes kunnen er gebruikt worden en hoe moeten ze worden toegepast?
Codes voor communicatie
Om te kunnen bepalen welke codes in een gegeven situatie geschikt zijn, is het nodig meer vat te krijgen op de verschillende mogelijkheden die er zijn om informatie te coderen. Door verschillende codes met elkaar in verband te brengen, wordt het mogelijk een nieuwe boodschap effectiever te construeren.
categorieën van codes
Net zoals er onderscheid gemaakt kan worden tussen concrete en abstracte informatie, kunnen ook grafische codes variëren in abstraktinieveau. Op basis van dit variërende abstraktieniveau kunnen we grafische codes schematisch indelen in vier categorieën; iconische afbeeldingen, gestileerde afbeeldingen, abstrakte afbeeldingen en taal (figuur 2).
Figuur 2: Vier categorieën van codes voor grafische communicatie (gebaseerd op een vergelijkbare indeling van Liesbeth Zikkenheimer [1986], die zes categorieën van ‘registratievormen van menselijke communicatie’ onderscheidt).
In het geval van iconische afbeeldingen, zoals foto’s of realistische tekeningen, wordt een voorwerp of tafereel natuurgetrouw afgebeeld. Wanneer een voorwerp in een afbeelding gemanipuleerd is of wanneer alleen een selectie van kenmerken getekend is, spreken we van een gestileerde afbeelding. Een gestileerde afbeelding laat dus minder overeenkomst zien met het originele voorwerp dan een iconische, maar in beide gevallen is er een direkte overeenkomst tussen de afbeelding en het voorwerp zelf.
In het geval van abstrakte afbeeldingen is er een indirekte associatie. Als er überhaupt voorwerpen voorkomen in een abstrakte afbeelding, worden ze gebruikt om te refereren aan iets dat geassocieerd wordt met dit voorwerp. Een pictogram is een goed voorbeeld van een abstrakte afbeelding (figuur 3.).
Wanneer we een pictogram van een telefoon zien, wordt deze telefoon gebruikt om het concept telefoneren te communiceren. Gezien als afbeelding, kan een dergelijk beeld beschouwd worden als gestileerd. Als boodschap binnen het communicatieproces is dit pictogram echter abstrakt, omdat het symbolisch refereert aan het concept telefoneren.
 Figuur 3; Pictogram: Gestileerde afbeelding van een kop en schotel of een symbolische afbeelding van het concept koffie drinken?
Een afbeelding wordt nog abstrakter op het moment dat het concept waarnaar wordt verwezen niet zo makkelijk geassocieerd kan worden met een tastbaar voorwerp. Een voorbeeld zijn verbodsborden in het verkeer. Dergelijke afbeeldingen zijn alleen effectief indien de betekenis geleerd is door degenen die ermee bereikt moeten worden.
Uiteindelijk vertegenwoordigt taal, met tekst als grafisch equivalent, het hoogste abstraktieniveau van codes binnen de menselijke communicatie. Geschreven taal is een systeem van codes en vergt relatief het langste leerproces.
code-kaarten en -profielen
Het schema met de vier categorieën kan nu conceptueel gebruikt worden om een bestaande boodschap te evalueren en om een nieuwe te construeren. Het schema kan beschouwd worden als een soort van ‘code-kaart’, waarop de codes van een bestaande boodschap in kaart gebracht kunnen worden. Figuur 4 geeft een voorbeeld van een willekeurige verzameling grafische codes die op een code-kaart zijn gerangschikt naar variërend abstractieniveau.
Figuur 4; Een kaart met diverse grafische communicatie codes, gerangschikt naar variërend abstractieniveau. (Ontleend uit de clip-art bibliotheek van CorelDraw.)
Het schema kan ook worden gebruikt als een ‘code-profiel’, wanneer we proberen om de verschillende codes die in een boodschap zijn toegepast te kwantificeren. Dit kunnen we bijvoorbeeld doen door te kijken hoeveel informatie door middel van tekst is gecodeerd, en hoeveel door middel van foto’s. Ofschoon niets moeilijker is dan het kwantificeren van informatie, kan een instinctieve en dus subjectieve beoordeling zo’n profiel toch een inhoud en betekenis geven. Dit wordt geïllustreerd aan de hand van vier extreme gevallen (figuur 5). Een fotoalbum is een voorbeeld van een boodschap waarin zuiver iconische codes zijn toegepast. Alleen ‘gestileerd’ is een stripboek waarin geen tekst voorkomt. Voorbeeld van een boodschap met puur abstracte afbeeldingen is een set technische tekeningen en volledig ‘taal’ komt voor bij een boek zonder illustraties.
Figuur 5; Code-profielen van een foto album (a); van een stripboek zonder tekst (b); van een set technische tekeningen (c) en van een boek zonder illustraties (d).
Een code-profiel kan dus gebruikt worden om globaal de hoeveelheid en het abstractieniveau vast te stellen van codes die in een bestaande boodschap zijn toegepast. Maar een code-profiel kan ook gebruikt worden bij het construeren van een nieuwe boodschap. Dan kan het profiel visualiseren in welke verhouding codes van verschillend abstractieniveau toegepast dienen te worden. Dit kan vooral behulpzaam zijn wanneer zender en ontvanger veel van elkaar verschillen. In die situatie gaat het erom te achterhalen welke codes ontvanger en zender allebei kennen.
Wanneer zender en ontvanger verschillen
Hoe meer zender en ontvanger qua opleiding of cultuur van elkaar verschillen, des te minder gemeenschappelijke codes er zullen zijn. Zodra ze niet eenzelfde taal beheersen is communicatie via het geschreven woord onmogelijk en zal de toevlucht genomen moeten worden tot het uitbeelden van informatie. En dat is niet altijd makkelijk. Ten eerste omdat wij, hier in het westen, vanuit onze culturele achtergrond niet gewend zijn om zuiver via beeldtaal te communiceren. Maar vooral omdat de betekenis die mensen geven aan kleuren en vormen voor een groot deel worden gevormd door de cultuur waarin ze opgroeien. Dit betekent dat dezelfde visuele codes in de ene cultuur iets anders kunnen betekenen dan in een andere.
Wij worden vanaf de kinderjaren geconfronteerd met beeldmateriaal. Met behulp van rijk geïllustreerde kinderboeken bouwen we ons een referentiekader op. Dankzij deze scholing kunnen we meer uit plaatjes aflezen dan er objectief bekeken staat afgebeeld. Onbewust vullen we de plaatjes aan. Zo hebben we bijvoorbeeld geleerd perspectief in platte afbeeldingen ruimtelijk te interpreteren [Zikkenheimer,1986].
In andere culturen interpreteren mensen beeldmateriaal vanuit een ander referentiekader. De invloed van cultuur op interpretatie wordt groter naarmate de culturen meer verschillen en de gebruikte codes abstracter zijn. Abstracte codes bieden immers meer ruimte voor subjectieve interpretatie dan concrete codes. Wanneer er gecommuniceerd wordt tussen mensen met een verschillende culturele achtergrond, kunnen behalve taal ook abstracte afbeeldingen ontoereikend zijn. In dat geval kan er voor grafische communicatie alleen gebruikt gemaakt worden van concrete codes: van iconische en gestileerde afbeeldingen. Niet zozeer omdat deze bekend zullen zijn, maar omdat ze sneller aangeleerd worden.
Wanneer zender en ontvanger niet dezelfde voorkennis hebben, zijn de mogelijkheden van beeldtaal om abstracte informatie over te dragen zeer beperkt. Door het gebrek aan gemeenschappelijke codes zullen relatief veel iconische en gestileerde afbeeldingen gebruikt moeten worden. Alle andere codes moeten aangeleerd worden.
Toegankelijkheid van informatie bepaalt of de ontvanger makkelijk nieuwe codes aan kan leren. Een zorgvuldige selectie en consequente toepassing van codes vergroot de toegankelijkheid en daarmee de mogelijkheid om abstracte informatie over te dragen.
Want alleen informatie die door middel van de gemeenschappelijke - bekende of makkelijk aan te leren - codes vormgegeven kan worden, kan effectief worden overgebracht. Dit geldt voor voor iedere vorm van documentatie; van het kleinste stripverhaal tot de meest complexe handleiding.
Zie ook: Handleidingen - Een procedure en richtlijnen
Bronnen
Flier, P.B., Toward an Appropriate Educational Technology - Concept for a Manual for the Production of a Tricycle for Persons with a Disability in Developing Countries, Faculty of Industrial Design Engineering, Delft University of Technology, Delft, 1995.
Zikkenheimer, L., Beeldmateriaal en buitenlandse vrouwen - een handreiking voor het ontwerpen en selcteren van visueel voorlichtings- en lesmateriaal voor buitenlandse vrouwen, Den Haag, Nederlands Bibliotheek en Lektuur Centrum, 1986.
| Lid worden of sponsoren? Klik hier, elke bijdrage is zeer welkom!
Jamani is aan-
gesloten bij:
Met dank aan alle leden van Jamani en:
|
